Datenschutzhinweis
zum Chatbot Kilian

I. Allgemeines

Auf der Website der Stadt Heilbronn kommt der KI-basierte Chatbot Kilian zum Einsatz. Bei dem KI-basierten Chatbot Kilian handelt es sich um einen digitalen Bürgerassistenten der Stadt Heilbronn. Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie den Chatbot Kilian nutzen. 
 

II. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Stadt Heilbronn          
Vertretungsberechtigt: Oberbürgermeister Harry Mergel
Marktplatz 7
74072 Heilbronn
Tel.: 07131 56-0
Fax: 07131 56-2999
E-Mail: posteingang@heilbronn.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Stadt Heilbronn
Moltkestraße 35
74072 Heilbronn
Tel.: 07131 562808
E-Mail: datenschutzbeauftragter@heilbronn.de

III. Verarbeitungszweck und Datenkategorie

Wir verwenden auf unserer Webseite den KI-basierten Chatbot Kilian, um Ihnen das digitale Informationsangebot der Stadt Heilbronn als modernen und barrierefreien Service anbieten zu können. Mit Hilfe des KI-basierten Chatbot Kilian können Sie ihre Anliegen zielgerichtet bei der Stadt Heilbronn vorbringen und erhalten eine unmittelbare Antwort in digitaler Form.

Wenn Sie den Chatbot Kilian auf der Webseite der Stadt Heilbronn nutzen, werden folgende Daten verarbeitet: Chatverlauf (Prompts und Antworten), IP-Adresse des Nutzers.

IV. Rechtsgrundlage 

Die Rechtsgrundlage für die Datenerhebung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 LDSG.

V. Hosting

Der KI-basierte Chatbot Kilian, welcher auf der Webseite der Stadt Heilbronn eingesetzt wird, wird von der YOUniquehorns GmbH, beim Spitalwald 20, 89081 Ulm gehostet. Für den Betrieb der Chatbot-Anwendung nutzt die YOUniquehorns GmbH die Cloud-Computing-Plattformen AWS und die Azure. Die Serverstandorte befinden sich innerhalb der EU. Im Rahmen von Suchanfragen nutzt die YOUniquehorns GmbH die Web-Suchmaschine Google. Insoweit kann es ggf. zu einer Datenverarbeitung außerhalb der EU (USA) kommen. Rechtsgrundlage für die Verwendung des Hosting-Anbieters und die Datenverarbeitung ggf. außerhalb der EU ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn sie uns Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung vor Nutzung des Chatbots Kilian auf unserer Webseite durch einen Klick auf das Häkchen im Eingabefeld nach Kenntnisnahme des Datenschutzhinweises erteilt haben.

Die Einwilligung für die Nutzung des Chatbots Kilian wird für jede neue Session erneut abgefragt. Wenn Sie das Chatfenster schließen, wird die Session beendet. 

Auftragsverarbeitung

Wir haben ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit der YOUniquehorns GmbH geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen im Datenschutzrecht vorgeschriebenen Vertrag, welcher gewährleisten soll, dass die personenbezogenen Daten der Nutzer des KI-basierten Chatbots Kilian auf unserer Webseite nur nach unserer Weisung und unter Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden.

VI. Anonyme Nutzungsmessung

Die YOUniquehorns GmbH speichert anonymisierte Informationen zu Statistikzwecken. Es sind dabei keine Rückschlüsse auf Ihre Person möglich.

VII. Speicherdauer

Ihre Chatverläufe (Prompts und Antworten) und Ihre IP-Adresse bleiben für maximal drei Monaten bei der YOUniquehorns GmbH gespeichert und werden danach gelöscht. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. 

VIII. Hinweis zur Nutzung des Chatbots Kilian

Nachdem Sie Ihrer Frage in das Textfeld des Chatbots Kilian eingegeben haben (so genannte Prompts), analysiert der Chatbot Kilian die Frage und liefert im Ergebnis eine textbasierte Antwort. Der Chatbot Kilian benötigt dabei keine Informationen über Sie als Person. Bitte unterlassen Sie daher unbedingt die Eingabe von personenbezogenen Daten von Ihnen selbst oder anderen Personen in das Textfeld. Personenbezogene Daten sind beispielsweise Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, Kfz-Kennzeichen etc.

IX. Betroffenenrechte

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie nach der DSGVO folgende Rechte:

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO

Sie haben das Recht, eine Auskunft darüber zu verlangen, ob wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie ein Auskunftsrecht über diese verarbeiteten personenbezogenen Daten und über die in Art. 15 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Informationen.

Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten beziehungsweise die Vervollständigung Sie betreffender unvollständiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO

Sie haben das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Gründe vorliegt.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, die Einschränkung von Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 18 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Gründe vorliegt.

Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, bei Vorliegen einer der in Art. 20 DSGVO aufgeführten Fällen, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, beziehungsweise die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie haben das Recht, sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeiten, der Datenverarbeitung für die Zukunft zu widersprechen. Bitte beachten Sie, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf unberührt bleibt. 

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung verstößt.

Die für die Stadt Heilbronn zuständige Aufsichtsbehörde ist gemäß § 25 Abs. 1 S. 1 LDSG der

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de